Seminarium The Lisbon Treaty: Citizens’ Right to Access Information przygotowane przez DG COMM dla sieci CDE odbyło się w Brukseli w dn. 24-26.01.2011.
Dzień pierwszy poświęcony był zaprezentowaniu sytuacji prawnej regulującej kwestię dostępu obywateli do informacji unijnej. Peter Bonnor z biura Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich omówił niektóre przypadki, które nie zostały przewidziane w Rozporządzeniu nr 1049/2001, np. problem dostępu do zawartości baz danych, w tym dokumentów generowanych dynamicznie i materiałów audiowizualnych oraz przedstawił uczestnikom seminarium ewentualne zmiany w obowiązujących przepisach prawnych. Uczestnicy następnie podzielili się na 3 grupy, które dyskutując niezależnie od siebie przygotowały po kilka postulatów i pytań do dalszej dyskusji. Krótkie wprowadzenie ekspertów reprezentujących Parlament, Radę, Komisję i organizację Transparency International stanowiło preludium do dalszej dyskusji, podczas której zgłaszano na forum wypracowane wcześniej w grupach postulaty, wnioski i pytania. Pojawiła się kwestia niespójności i fragmentaryczności polityki dystrybucji publikacji unijnych (zgłoszona przez niemiecką delegację), która wprawiła panelistów w niemałe zakłopotanie, ponieważ zdecydowanie wykraczała poza ich kompetencje zawodowe. Poruszono również problem dostępu do dokumentów, które nie znajdują się w rejestrach i nie zostały wcześniej skatalogowane, np. dokumentacji dawnej DG X Education and Culture odpowiedzialnej w przeszłości za funkcjonowanie sieci CDE, czyli umów i konwencji regulujących działalność sieci Centrów we wczesnym okresie jej aktywności, tj. pierwszej połowie lat 60-tych ubiegłego wieku ("question & quest of identity").
Dzień drugi seminarium poświęcono na zajęcia w mniejszych grupach, tzw. tapas sessions. Do południa odbyły się cztery takie sesje, z których należało wybrać trzy. Podczas pierwszej sesji Ian Thomson z CDE w Cardiff zaprezentował dotychczas osiągnięte efekty działalności Pan-European Working Group on Electronic Archives. Grupa rozpoczęła działalność w roku 2010 i ma za zadanie określić model funkcjonowania repozytoriów cyfrowych takich jak ArchiDok czy European Sources Online (ESO). W drugiej sesji Cécile Röthlin z Université du Maine (Le Mans) przedstawiła platformę internetową ubib.fr będącą przykładem zastosowania w praktyce tzw. collaborative virtual reference services, czyli wirtualnego informatorium współtworzonego przez kilkanaście bibliotek uniwersyteckich (oprogramowanie QuestionPoint, OCLC). Trzecia prezentacja (Pascal Hildebert) dotyczyła technicznych aspektów organizacji szkoleń i miała na celu przybliżyć uczestnikom kanon zasad organizacyjnych. Popołudniowa sesja obejmowała wykład Carol Bream z Biblioteki Centralnej Komisji Europejskiej na temat problematyki "szarej literatury" i systemowego podejścia do zagadnienia w bibliotekach instytucji europejskich oraz wizytę w Bibliotece KE. W trakcie wykładu Carol wywiązała się interesująca dyskusja na temat publikacji wydawanych przez instytucje unijne i obowiązku (lub jedynie dobrej woli) ich bibliotek w procesie rejestracji bibliograficznej i pełnotekstowej tego rodzaju dokumentów w katalogach bibliotecznych.
Trzeci dzień seminarium rozpoczął się od wykładu Damiena Colmanta o roli serwisów społecznościowych w promowaniu działalności informacyjnej i informowaniu czytelników o zasobach bibliotecznych. Pomimo aktualności podejmowanego tematu (Facebook, Youtube, Netvibes, SlideShare, itp.) uczestnicy seminarium odnieśli się do propozycji zwiększenia wirtualnej obecności swoich ośrodków w internecie raczej sceptycznie. W drugim wystąpieniu tego przedpołudnia głos zabrał Mauno Hänninen z DG COMM odpowiedzialny za sieć CDE i poinformował o zmianach organizacyjnych dotyczących wsparcia funkcjonowania sieci. W roku 2010 rozstrzygnięty został nowy przetarg, który opiewał na 3 usługi, a mianowicie a) działalność informacyjna, komunikacja i promocja, b) utrzymanie i rozwój intranetu, oraz c) organizacja i prowadzenie szkoleń. Za pierwszą aktywność odpowiada firma European Services Network (ESN), która jednocześnie prowadzi brukselski ośrodek Europe Direct. Podwykonawca jest zobowiązany do przygotowywania biuletynów informacyjnych oraz umieszczania w intranecie codziennie aktualizowanych informacji bieżących oraz tzw. news of the day i info sheets. Intranet (http://ednetwork.ec.europa.eu/) został gruntownie przebudowany i został wzbogacony o nowe funkcje, takie jak dalsza personalizacja profilu użytkownika, możliwość wysyłania wiadomości do grup lub poszczególnych osób, lokalizacja ośrodków na mapie czy dostęp do informacji o wydarzeniach z poszczególnych regionów. Możliwe jest także zakładanie kilku kont dostępowych dla pracowników jednej instytucji, co było wcześniej niemożliwe i powodowało częste nieporozumienia. Pozostale udogodnienia to dostęp do pełnych list teleadresowych sieci CDE i ED, forum dyskusyjne on-line, chat, wyszukiwarka złożonych w repozytorium dokumentów i plików w różnych formatach oraz chmura tagowa najczęściej używanych słów kluczowych. Organizację i prowadzenie szkoleń powierzono firmie Demos, jednak ze względów budżetowych styczniowe seminarium było jedynym wydarzeniem międzynarodowym przewidzianym dla sieci CDE w roku 2011. W trzecim kwartale zaplanowano spotkanie krajowych koordynatorów, które odbędzie się prawdopodobnie w tym samym terminie, co kolejna sesja robocza Pan-European Working Group on Electronic Archives. Na razie nie ma jeszcze żadnych planów szkoleniowych na rok 2012. Przyjęta została także nowa formuła dotycząca dalszych spotkań szkoleniowych, która przewiduje odejście od wykładów ex cathedra na rzecz ćwiczeń i zajęć praktycznych w mniejszych grupach oraz tapas sessions aktywizujących uczestników. Liczba uczestników seminariów nie będzie także przekraczała 60 osób. Mauno poinformował także o zmianach związanych z dystrybucją publikacji urzędowych. W ubiegłym roku, z powodu ograniczeń budżetowych w DG COMM, podjęto decyzję o obciążeniu poszczególnych wydawców kosztami dostawy publikacji skierowanych przez nich do dystrybucji do sieci CDE. W okresie wcześniejszym koszty te ponosiła DG COMM (było to około 250.000 EUR rocznie), w chwili obecnej za dostawę publikacji drukowanych płacą poszczególne serwisy autorskie. DG COMM jest świadoma, że tego typu decyzja może przyczynić się do dalszego i znacznego ograniczenia dystrybucji publikacji drukowanych -- w trakcie seminarium zwrócono uwagę na ten problem przynajmniej dwukrotnie, sprawa została zgłoszona zarówno przez delegację polską, jak i niemiecką. Spośród wszystkich instytucji rozsyłających swe publikacje do sieci CDE niezadowolenie wyraził w formie pisemnej jedynie Trybunał Sprawiedliwości, pozostali wydawcy przyjęli nowe zasady wysyłki do wiadomości, jednak należy liczyć się z dalszym ograniczeniem dostaw publikacji drukowanych oraz z innymi formami dostaw (np. przesyłki bezpośrednio z poszczególnych instytucji lub kurierem). Mauno wyraził również swoje zaniepokojenie faktem, że pomimo 5 miejsc przydzielonych dla Polski, w poprzednim seminarium dla CDE, które odbyło się w listopadzie 2010 r., nie było naszych przedstawicieli. Podobna sytuacja miała miejsce podczas grudniowego szkolenia dla ośrodków Europe Direct, natomiast w styczniu wykorzystane były jedynie 3 miejsca. Stwierdził również, że w przypadku tego typu szkoleń nie należy stosować zasady, że z jednego ośrodka można wysłać wyłącznie jedną osobę. Dalsze instrukcje dotyczące rekrutacji uczestników szkoleń zostaną przekazane do Przedstawicielstw KE w państwach członkowskich w terminie późniejszym.
W seminarium uczestniczyli: Prof. Grażyna Wojtkowska-Łodej (SGH), Katarzyna Bura (Uniwersytet w Białymstoku) i Wiktor Poźniak (Kolegium Europejskie w Natolinie).
Komentarze