Doroczne zgromadzenie ogólne grupy Eurolib skupiającej biblioteki instytucji UE, agencji i organów UE oraz instytucji akademickich o profilu europeistycznym, takich jak Europejski Instytut Uniwersytecki oraz Kolegium Europejskie odbyło się w dn. 01-02.06.2017 w nowej siedzibie Europejskiej Agencji Leków (European Medicines Agency, EMA) w londyńskiej dzielnicy Canary Wharf.
Tegoroczne spotkanie poświęcone zostało dwóm głównym tematom: aktualizacji wiedzy dotyczącej publikacji typu Open Access (OA) i konserwacji cyfrowej materiałów publikowanych przez instytucje i organizacje UE oraz stosowanych przez nie zasad realizacji polityki gromadzenia i budowy kolekcji opartych na dezyderatach czytelniczych (client driven acquisitions policies and approaches).
W trakcie wykładu inauguracyjnego Alasdair Ball z British Library (BL, Head of Collection Management) przedstawił zadania i wyzwania stojące przed brytyjską książnicą narodową w wieku komunikacji elektronicznej oraz postępującej cyfryzacji na rynku wydawniczym i w sektorze bibliotek. Pomimo oficjalnego rozpoczęcia działalności przez BL w obecnej formie w roku 1973 po przyjęciu odpowiednich przepisów prawa (struktura, misja i egzemplarz obowiązkowy, połączenie kilku istniejących wcześniej zasobów i bibliotek, British Library Act 1972), biblioteka narodowa Wielkiej Brytanii ma długą historię, a na jej obecne zbiory składają się zasoby gromadzone od 250 lat w różnych kolekcjach, także prywatnych. BL otrzymuje egzemplarz obowiązkowy każdej publikacji ukazującej się na terenie Wielkiej Brytanii i Irlandii, ponadto kupowane są również inne znaczące materiały ukazujące się na całym świecie. Inwentarz BL obejmuje 150 milionów dokumentów drukowanych, rocznie do kolekcji włącza się kolejne 3 miliony – w magazynach zapełnionych jest już 625 kilometrów półek, a roczny przyrost to 12 kilometrów. W czytelniach znajduje się ponad 1.200 miejsc pracy, rocznie korzysta z nich prawie 400.000 czytelników, a włączając zdalny dostęp do katalogów, ze zbiorów na miejscu i online korzysta 16.000 osób dziennie. Pokaźny zasób czasopism obejmuje ponad 700 milionów stron, z których zdigitalizowano już 40 milionów. Czasopisma archiwalne są przechowywane w zaciemnionej sekcji archiwalnej w atmosferze ubogiej w tlen w miejscowości Boston Spa. Ten zmodernizowany budynek dawnej fabryki amunicji został zaprojektowany w taki sposób, aby realizowane tam zamówienia międzybiblioteczne z kolekcji czasopism i najczęściej używanych książek (100 kilometrów półek, 260.000 czasopism, ponad 3 miliony książek, 500.000 publikacji pokonferencyjnych, 5 milionów raportów naukowych) mogły odbywać się w jak najefektywniejszy sposób. Roczna liczba płatnych transakcji dostawy dokumentów z BL do zainteresowanych bibliotek i osób fizycznych zamyka się liczbą 4 milionów operacji. Obok klasycznego gromadzenia, opracowania i udostępniania publikacji drukowanych, rękopisów, nagrań, zdjęć, map, patentów, znaczków pocztowych czy innych dokumentów życia codziennego, BL prowadzi także program archiwizacji elektronicznego egzemplarza obowiązkowego i konserwacji cyfrowej witryn internetowych. Miesięczne wpływy elektronicznego egzemplarza obowiązkowego szacowane są na ok. 1 milion dokumentów i nie powodują - ku zdziwieniu prelegenta - zmniejszenia napływu dokumentów drukowanych. Cyfrowa archiwizacja stron internetowych jest dużym wyzwaniem dla BL ze względu na wolumen materiałów podlegających zabezpieczeniu i obejmuje dwie kolekcje: The Legal Deposit UK Web Archive (zbiór realizowany na podstawie przepisów o elektronicznym egzemplarzu obowiązkowym z kwietnia 2013 roku obejmujący wszystkie witryny internetowe zarejestrowane w domenie Zjednoczonego Królestwa, dostęp wyłącznie z czytelni BL) oraz The Open UK Web Archive (od roku 2003 archiwizacji podlegają wybrane strony po uzyskaniu zgody właściciela, zasób uwzględnia także media społecznościowe, niekoniecznie zarejestrowane w domenie Zjednoczonego Królestwa). BL wspiera także rozwój przedsiębiorczości poprzez organizację wykładów, szkoleń, doradztwo i udostępnianie zbiorów związanych tematycznie z różnymi aspektami działalności ekonomicznej w ramach sieci ośrodków British Library’s Business & Intellectual Property Centre funkcjonujących w 11 miastach.
Następnie Fulgencio Sanmartin z Urzędu Publikacji odpowiedzialny za administrowanie zasobami cyfrowymi przedstawił dane liczbowe odnośnie materiałów zgromadzonych w niektórych serwisach zarządzanych przez biuro luksemburskie. Liczba plików zgromadzonych jedynie w portalu Eur-Lex oraz plików odnoszących się do prawa wspólnotowego przekroczyła 120 milionów, a ich objętość wynosi 15 terabajtów, co jest wolumenem dość znaczącym. Dane zgromadzone w portalu EU Bookshop liczą natomiast 700.000 plików o objętości 9 terabajtów. Biorąc pod uwagę także fakt, że dane zapisane są w różnych formatach (PDF, XML, TIFF, HTML czy JPG lub innych) oraz, że jest ich relatywnie dużo, istnieje zagrożenie, że niektóre pliki w obecnym formacie zapisu nie będą kompatybilne z formatami i urządzeniami, które powstaną w przyszłości. Z tego powodu w Urzędzie Publikacji powołana zostanie grupa robocza mająca na celu wypracowanie standardów i procedur związanych z przystosowaniem danych w obecnej architekturze do formatów pozwalających na łatwą konwersję do nowych formatów bez uszczerbku dla zawartości plików stanowiących ten zasób.
Kontynuując wątek publikacji typu Open Access, Giuseppe Merlo z Joint Research Centre (JRC) zaprezentował zasady obowiązujące w JRC odnoszące się do publikowania w modelu OA wyników badań, ekspertyz i opracowań naukowych zlecanych przez Komisję. Aby uprościć procedurę publikacji, wszystkie czynności o charakterze administracyjnym, prawnym i finansowym realizowane są nie przez autora, ale za pośrednictwem JRC. Autor ma możliwość wyboru wydawnictwa i czasopisma, w którym ukaże się przygotowany i przyjęty przez redakcję do druku artykuł. Proces wydawniczy, recenzowanie materiału i ew. dalsza redakcja wiąże się w modelu OA z poniesieniem realnych nakładów finansowych, które zazwyczaj obciążają autora lub instytucję, którą reprezentuje. Ze względu na obowiązujące w instytucjach UE przepisy prawne dotyczące wydatkowania funduszy wspólnotowych konieczne było przeprowadzenie procedury przetargowej, w wyniku której podpisano umowy ramowe z głównymi wydawcami (Elsevier, Wiley, Taylor and Francis). Stało się to możliwe ze względu na klauzulę „irreplacibility”, czyli w zasadzie niemożności opublikowania artykułu w czasopiśmie innym niż już istniejące i wybrane lub rekomendowane przez autora ze względu na wysoką pozycję w rankingu cytowań, co pozwala na udostępnienie wyników badań możliwie szerokiemu gronu odbiorców. Aby dostęp do treści nie był utrudniony, ponieważ nie każdy potencjalny czytelnik ma wykupioną prenumeratę danego tytułu, JRC finansuje ukazanie się artykułu na łamach periodyku w modelu OA. Średni koszt opublikowania jednego artykułu w czasopiśmie naukowym wynosił odpowiednio 1.900 euro w roku 2014, 2.152 euro w roku 2015 i 2.164 euro w roku 2016. W okresie 2014-2016 głównym wydawcą był Elsevier, w czasopismach prowadzonych przez to wydawnictwo ukazało się 49% artykułów sfinansowanych przez JRC.
Marc Willem z CEDEFOP poinformował o prowadzonych od dwóch lat pracach mających na celu zdefiniowanie w swojej agencji polityki OA i zasugerował, że zainteresowane organy, instytucje i agencje mogą się włączyć do debaty. Jednocześnie przypomniał, że inicjatywa OA jest silnie wspierana przez Komisję Europejską w ramach ruchu Open Science (OS).
Po zakończeniu pierwszej sesji uczestnicy spotkania mieli możliwość odwiedzenia i zapoznania się z funkcjonowaniem EMA Information Centre prowadzącym działalność informacyjną na rzecz agencji.
W popołudniowej sesji poświęconej zasadom realizacji polityki gromadzenia i budowy kolekcji opartych na dezyderatach czytelniczych Karin Finer z Parlamentu Europejskiego (PE, EPRS) podkreśliła, że planowanie aktywności każdej biblioteki powinno być przede wszystkim uwarunkowane oczekiwaniami jej użytkowników. Jako przykład zaznaczenia obecności EPRS w budynku i przestrzeni publicznej PE wymieniła organizację seminariów tematycznych poświęconych poszczególnym politykom sektorowym, debaty z parlamentarzystami, spotkania z autorami książek o tematyce wspólnotowej oraz szeroko zakrojoną komunikację elektroniczną z asystentami członków PE, urzędnikami, stażystami i generalnie czytelnikami. EPRS stara się również spełniać postulaty budowy swojej kolekcji opierając się na dezyderatach czytelniczych: dzięki dostępowi do platformy książek elektronicznych ProQuest możliwe jest pozyskanie potrzebnego tytułu po 5 minutach lektury przez zainteresowanego czytelnika. Proces zakupu na własność książki elektronicznej przez bibliotekę PE jest monitorowany przez kompetentnego bibliotekarza, a realizacja zamówienia odbywa się w okresie nieprzekraczającym kilku godzin. Artykuły z czasopism pozyskiwane na zamówienie są dostarczane bezpośrednio do czytelnika za pośrednictwem poczty elektronicznej, ponadto EPRS promuje selektywną dystrybucję informacji (SDI), między innymi wykorzystując listy dystrybucyjne ze spisami treści czasopism związanych z tematyką podejmowaną przez poszczególnych posłów i ich zespoły lub komisje.
W kolejnej prezentacji Ester Karoliny z Eurojust omówiła wyniki ankiety przeprowadzonej na forum Eurolib dotyczącej zdalnego dostępu do zasobów elektronicznych oferowanych przez poszczególne biblioteki. Mając na uwadze fakt, że przeważająca część budżetów bibliotek instytucji i agencji unijnych jest przeznaczana na zakup i prenumeratę publikacji w wersji elektronicznej, zagadnienie ustanowienia zdalnego dostępu do zasoby cyfrowego jest tematem, któremu poświęca się coraz więcej uwagi. Biblioteki, które nie oferowały tej usługi w większości planują lub mają zamiar zaplanować tego typu przedsięwzięcie w perspektywie krótko lub średnioterminowej. Zdalny dostęp do zasobów może jednak być ograniczony przez czynniki takie jak np. wysokie standardy antywłamaniowych zabezpieczeń cyfrowych w poszczególnych agencjach lub brak zgody działu IT na wprowadzenie tego typu udogodnień. Oddzielną kwestią jest bezpieczeństwo sprzętowe i ewentualna (lub nie) certyfikacja urządzeń mobilnych wykorzystywanych przez czytelników w dostępie do e-zasobów.
Siedziba EMA, Canary Wharf, Londyn
W drugim dniu konferencji Carol Riccalton z Urzędu Publikacji UE poinformowała o postępie prac katalogowych: w roku 2016 czteroosobowy zespół katalogujący przygotował 21.817 opisów bibliograficznych wraz z deskryptorami EuroVoc, poprawiono także ponad 33.000 już istniejących rekordów dostępnych w katalogu OPAC. W okresie od września 2015 r. do repozytorium CELLAR przesłano 263.440 opisów, które mogą być powtórnie wykorzystane w różnorakich systemach informatycznych. Urząd Publikacji dołączył także do organizacji DataCite jako dostawca metadanych i instytucja zarządzająca i przyznająca DOI (Digital Object Identifier – cyfrowy identyfikator dokumentu elektronicznego). W ramach prowadzenia działań mających na celu zabezpieczenie danych Urząd prowadzi także kwartalną archiwizację ok. 70 witryn, którymi administruje. Nowa wersja tezaurusa EuroVoc o numerze 4.6 będzie dostępna na początku lipca br. W aktualizacji znalazło się około 50 nowych terminów, między innymi związanych z problematyką unii bankowej czy procedurą wyjścia kraju członkowskiego z UE. Trwają także dalsze prace modernizacyjne na platformie EUbookshop mające na celu poprawienie funkcjonalności i ułatwiające skorzystanie ze zgromadzonych tam materiałów pełnotekstowych. Wprowadzone zostaną łącza do publikacji o tematyce zbieżnej z zapytaniem wyszukiwawczym czy np. łącza do wcześniejszych wydań publikacji ukazujących się cyklicznie. Dołączona została także możliwość przeglądania zawartości publikacji bez konieczności pobierania całego pliku oraz informacje o stanie magazynowym dla publikacji drukowanych. Dla zainteresowanych udostępnione zostały również widgety /skrypty java pozwalające na przeszukiwanie zasobów EUbookshop z poziomu własnej strony internetowej. Implementacja takiego rozwiązania jest zdaniem prelegentki dobrym pomysłem na zwiększenie atrakcyjności własnych stron internetowych lub intranetowych, ponieważ użytkownik może swobodnie przeszukiwać zasoby Urzędu Publikacji nie opuszczając znanego mu środowiska.
Informacje o planowanych i zrealizowanych przetargach międzyinstytucjonalnych zrelacjonowała Iwona Michalkiewicz z Biblioteki Centralnej KE (Library and e-Resources Centre). Zawarte przez KE kontrakty są otwarte dla instytucji traktatowych, organów i agencji i dotyczą zakupu i implementacji nowego systemu zintegrowanego Ex Libris Alma, jak również zakupu prenumerat czasopism specjalistycznych, dostaw prasy, książek drukowanych, elektronicznych czy usług polegających na dostarczaniu dokumentów (DocDel / Document Delivery). Instalacja i uruchomienie systemu Alma w dziesięciu bibliotekach instytucji UE powinna zakończyć się w roku 2017.
Podczas kolejnej sesji typu tour de table poszczególne biblioteki miały możliwość zaprezentowania swoich doświadczeń w realizacji postępowań i procedur przetargowych.
Marc Willem z CEDEFOP podsumowując dwudniowe obrady grupy poinformował o zakończeniu swojej kadencji przewodniczącego obecnego prezydium grupy Eurolib. Nowym przewodniczącym prezydium została Karin Finer z Biblioteki Parlamentu (EPRS), która jednocześnie poinformowała, że kolejne spotkanie robocze grupy odbędzie się w październiku w siedzibie Rady UE.
Ostatnim punktem programu była trzygodzinna wizyta studyjna w British Library, podczas której uczestnicy spotkania mieli możliwość zapoznać się szczegółowo z funkcjonowaniem instytucji, realizowaną przez Bibliotekę misją i poszczególnymi programami.
Komentarze