Viviane Hoffmann z Dyrekcji Generalnej do. Komunikacji Społecznej ‘Communication with Citizens’ powitała stu uczestników z 26 państw członkowskich podczas inauguracji seminarium szkoleniowego zorganizowanego przez Dyrekcję Generalną ds. Komunikacji Społecznej Komisji Europejskiej w Brukseli. Prowadzenie szkolenia przejął następnie w charakterze moderatora Hugh Schofield, brukselski korespondent BBC.
W pierwszym plenarnym wystąpieniu tego dnia dyrektor Archiwum Historycznego UE (AHUE) z Florencji Dieter Schlenker przedstawił historię, funkcjonowanie i misję kierowanej przez siebie jednostki, która powstała w roku 1984 i gromadzi dokumenty wytworzone w instytucjach, ciałach i agencjach UE. Archiwum florenckie gromadzi poza materiałami wewnętrznymi instytucji wspólnotowych również korespondencję poszczególnych osób, które miały znaczący wpływ na proces integracji europejskiej, takich jak Gasperi, Spaak, Ortoli, Prodi, Hallstein, Spinelli, Uri. W zbiorach AHUE znajduje się także dokumentacja poszczególnych grup parlamentarnych oraz wywiady, zdjęcia i relacje ustne urzędników i polityków europejskich. Informacja o zasobach obejmuje 250.000 rekordów bibliograficznych w formacie MaRC21, które znajdują się we wspólnym katalogu i mogą być transferowane do innych systemów informacyjne-wyszukiwawczych. Archiwizacji podlegają także całe witryny internetowe instytucji UE, operacja taka jest wykonywana raz na kwartał. Rocznie w archiwum wykonuje się około 700 kwerend w czytelni, liczba badaczy, którzy korzystają z zasobu na miejscu to około 100-120 osób. Archiwum współpracuje w kwestii praktyk studenckich z włoskimi, francuskimi, hiszpańskimi i niemieckimi uniwersytetami prowadzącymi wyższe studia archiwistyczne, prowadzony jest również program edukacyjny skierowany do uczniów szkół podstawowych, ponadpodstawowych oraz seniorów uczestniczących w zajęciach uniwersytetu trzeciego wieku. Dyrektor Schlenker przedstawił także możliwe obszary współpracy z siecią CDE, takie jak: dystrybucja informacji o zasobach AHUE i dostępnych stypendiach badawczych (miesięczny pobyt we Florencji finansowany przez archiwum), stażach studenckich, archiwizacja danych bibliograficznych i ich dystrybucja, realizacja kwerend nadsyłanych przez poszczególne ośrodki.
Drugi wykład w sesji porannej dotyczył problematyki Digital Single Market. David Ringrose z KE omówił obecną sytuację na wspólnym rynku usług cyfrowych i podkreślił znaczenie inicjatyw podejmowanych przez KE w tym sektorze mających na celu zagwarantowanie równego traktowania konsumentów we wszystkich państwach członkowskich.
Po przerwie odbyła się pierwsza sesja warsztatowa, podczas której uczestnicy seminarium mieli możliwość uczestniczyć w dwóch czterdziestominutowych szkoleniach z zaproponowanych trzech, które były poświęcone następującym tematom: dostęp do danych statystycznych Eurostat i najnowsze funkcjonalności portalu, Horizon 2020 jako nowy program ramowy w zakresie badań naukowych i innowacji oraz budżet UE jako instrument służący realizacji celów strategicznych i konkretnych projektów.
Podczas sesji popołudniowej przewidziano wystąpienie Jacqueline Lastenouse, która wspominała lata 60-te ubiegłego wieku, gdy w Komisji pojawił się pomysł stworzenia sieci ośrodków informacji i dokumentacji wspólnotowej. Optymizm wynikający z zakończenia epoki stalinowskiej oraz determinacja ówczesnego dyrektora (Jacques Rabier), zaowocowały skrystalizowaniem się koncepcji sieci CDE ulokowanej możliwie najbliżej ośrodków, które prowadziły już badania nad Wspólnotami Europejskimi. W pierwotnym zamyśle planowano, aby sieć CDE była przede wszystkim grupą wysoko wyspecjalizowanych dokumentalistów - nie zaś bibliotekarzy uniwersyteckich z biblioteki centralnej - znających bieżące kwestie europejskie, wyposażonych w odpowiednie zasoby dokumentacyjne i funkcjonujących pod kierownictwem pracowników naukowych specjalizujących się w zagadnieniach wspólnotowych. Aby móc realizować stawiane przed ośrodkami zadania o charakterze informacyjnym, KE finansowała druk i wysyłkę dokumentów i publikacji, a roczny koszt utrzymania jednego ośrodka stanowił w ocenie Biura Publikacji z Luksemburga obciążenie około 10-12 tysięcy euro w przeliczeniu (przytoczone dane dotyczą roku 1985). Pierwsze CDE zainaugurowało swoją działalność w roku 1964 w Brukseli (Université Libre de Bruxelles), Komisja stworzyła również sprzyjające warunki do powstawania Centrów poza państwami członkowskimi: w roku 1979 otwarto pierwsze CDE w Chinach, kilka lat wcześniej rozpoczęto ścisłą, choć jeszcze nieoficjalną współpracę z uczelniami w krajach Europy środkowo-wschodniej. W opinii prelegentki utworzenie sieci CDE łączącej ośrodki uniwersyteckie i instytucje wspólnotowe było bardzo dobrym pomysłem: Komisja potrzebowała wyników badań naukowych prowadzonych na uczelniach, których realizacja była możliwa dzięki stworzeniu odpowiedniego kapitału ludzkiego i zaplecza dokumentacyjnego.
W dalszej części sesji popołudniowej Antonis Papacostas z DG COMM odnosząc się do bieżących celów stawianych przed siecią CDE przypomniał pobieżnie, że ma być to przede wszystkim wsparcie działań dydaktycznych lub szkoleniowych uczelni / instytucji goszczącej odnoszących się do problematyki integracji europejskiej, uczestnictwo w debacie, wsparcie badań naukowych i udostępnianie informacji wspólnotowej.
Ostatnim punktem pierwszego dnia szkolenia była debata w formacie World Café, podczas której uczestnicy seminarium starali się określić stan obecny oraz przyszłość sieci CDE. Zebrane uwagi i wnioski oraz pomysły uczestników zostały odnotowane przez organizatorów i będą wzięte pod uwagę przy tworzeniu ankiety stanowiącej podstawę do dalszych działań grupy Pan-European Working Group for European Documentation Centres (PEWG EDC). W skład PEWG EDC wejdą przedstawiciele poszczególnych państw członkowskich UE (poza Luksemburgiem, gdzie nie ma Centrów Dokumentacji Europejskiej) wybrani przez sieci krajowe.
Komentarze